Alternativen za Sharefile: Izbira pravega orodja za upravljanje dokumentov
Citrix ShareFile je že dolgo priljubljena izbira na področju digitalnega upravljanja dokumentov.
Ta platforma omogoča varno shranjevanje datotek, njihovo varno deljenje ter sodelovanje z zunanjimi partnerji.
V letu 2023 je ShareFile prejel tudi pomembno nadgradnjo, ko je Citrix združil svoj izdelek za elektronske podpise, RightSignature, s platformo ShareFile. Ta poteza ne le da prinaša nove funkcionalnosti, ampak tudi povečuje kompleksnost in dodaja možne težave s učinkovitostjo, ki jih je ShareFile v preteklosti že imel.
Čeprav dodajanje elektronskega podpisovanja naredi ShareFile bolj konkurenčen, to ni edina platforma na trgu z to funkcionalnostjo. V tem članku bomo preučili, kako se ShareFile primerja s podobnimi platformami za shranjevanje in podpisovanje.
Zakaj preiti z Sharefile?
Obstaja veliko razlogov, zakaj bi se lahko zaljubili v ShareFile, zlasti, če ste z njimi že dolgo in ste integrirali svoj sistem datotek s platformo.
Vendar pa obstaja nekaj razlogov, zakaj bi morda razmislili o prehodu na drugo rešitev.
Digitalni podpisi so na voljo le v ShareFile Premium in višjih načrtih.
Ko je ShareFile združil RightSignature s platformo, je dodal funkcionalnost e-podpisa le v svoje Premium in Virtual Data Room načrte. Uporabniki na nižjih načrtih (Standard, Advanced) ne bodo imeli dostopa do te funkcionalnosti in bodo morali poiskati podporo pri drugih platformah za podpisovanje (ali nadgraditi), da bi lahko digitalno podpisovali dokumente.
Najlažja rešitev je preprosto nadgraditi, vendar je ta strošek približno 27 evrov na mesec — prehod s standardnega na Premium načrt pri letni naročnini. Vse druge nadgradnje bodo povzročile višje stroške.
Poleg tega je mogoče najti cenovno ugodne rešitve za e-podpisovanje, vendar se ta pristop lahko izkaže za problematičnega zaradi izvoznega procesa ShareFile in njegovih omejenih možnosti integracije.
Upoštevati morate tudi, da zanašanje na alternativne rešitve ustvari več ročnih procesov, ki jih ni mogoče enostavno avtomatizirati, kar je lahko pomemben neuspeh za ekipe, ki si prizadevajo maksimizirati učinkovitost.
Omejene možnosti integracije v primerjavi s konkurenti.
Možnost integracije z drugimi aplikacijami v tehnološkem skladišču je ključnega pomena za poslovanje vseh velikosti. Na žalost pa ShareFile v primerjavi z drugimi rešitvami za shranjevanje in digitalno podpisovanje zaostaja na področju integracij.
Platforma nudi integracije z nekaterimi CRM orodji, a so te integracije močno omejene glede na načrt in namen uporabe. Na primer, uporabniki, ki iščejo integracijo s Salesforce, bodo morali kupiti ShareFile Premium, kar ni na voljo v standardnem ali naprednem načrtu.
Nasprotno pa Dropbox vključuje tudi vgrajeno rešitev za e-podpisovanje in je znan po svojih robustnih možnosti integracije.
Minimalne zahteve po številu uporabnikov povečujejo stroške za manjše ekipe.
Vsi načrti ShareFile zahtevajo najmanj tri uporabnike. Če imate število zaposlenih, ki izpolnjuje to zahtevano število, je ShareFile cenovno konkurenčen ali celo boljša izbira kot mnoge druge platforme za shranjevanje dokumentov.
V nasprotnem primeru, če ste majhno podjetje brez minimalnega števila zaposlenih, boste plačevali več na uporabnika kot na mnogih drugih platformah zaradi praznih mest.
Medtem ko ShareFile nudi široko paleto funkcij, lahko alternative in konkurenti nudijo podobne rešitve po nižji ceni.
Alternativne platforme za Sharefile
Pri iskanju primerne alternative ShareFile-u lahko razmislite o naslednjih platformah:
1. Dropbox
Cena: Essentials (16,50 €); Business (45 €); Business Plus (72 €). Cene so na voljo ob letni naročnini in zahtevajo najmanj tri uporabnike.
Najboljši za: Podjetja vseh velikosti, ki potrebujejo veliko shranjevanja, nadzor dostopa do datotek in e-podpisovanje.
Možnosti podpore: E-pošta; klepet; baza znanja; telefonska podpora (nekatere načrte).
Brezplačna preizkusna različica: Da; 30 dni.
Dropbox je dobro znan kot rešitev za shranjevanje datotek. Njihov poslovni načrt ponuja širok spekter funkcij, vključno z e-podpisovanjem, integracijami, in nadzorom uporabnikov.
2. PandaDoc
Cena: Essentials (19 €); Business (49 €). Essentials omejuje število uporabnikov na dva. Na voljo so tudi cene za podjetja.
Najboljši za: Ekipe, ki želijo združiti ustvarjanje dokumentov in proces e-podpisovanja.
Možnosti podpore: E-pošta; 24/7 klepet v živo; baza znanja. Na voljo so tudi premium možnosti podpore.
Brezplačna preizkusna različica: Da; 14 dni.
PandaDoc je platforma, ki se osredotoča na upravljanje in konsolidacijo vseh vidikov prodajnega delovnega toka. Omogoča enostavno ustvarjanje in prilagajanje dokumentov ter nudi širok spekter orodij za avtomatizacijo prodajnega procesa.
3. Adobe Acrobat Sign
Cena: Acrobat Standard (13 €); Acrobat Pro (20 €); Acrobat Standard za ekipe (15 €); Acrobat Pro za ekipe (24 €). Vse cene temeljijo na letni zavezi.
Najboljši za: Podjetja, ki delajo predvsem s PDF dokumenti.
Možnosti podpore: Baza znanja; podporni kuponi; klepet v živo; dodatni načrti podpore.
Brezplačna preizkusna različica: Da; 30 dni.
Zaključek
Če razmišljate o prehodu z ShareFile, razmislite o možnostih, ki jih nudi PandaDoc, Dropbox ali Adobe Acrobat Sign. Vsaka od teh platform ponuja posebne prednosti, ki lahko izpopolnijo vaše delovne postopke in povečajo učinkovitost vaše ekipe.
Za več informacij o tem, kako izbrati pravo rešitev za e-podpisovanje in upravljanje dokumentov, obiščite izvirni članek.
Preobremenjeni s tehnologijo vaših vsakodnevnih operacij?
