Učinkovito upravljanje HR dokumentov za izboljšanje procesov
Od ponudb za zaposlitev in opisov delovnih mest do prijav na ugodnosti in pregledov uspešnosti – HR ekipe upravljajo s stotinami, če ne kar tisočimi ključnimi dokumenti.
Ustvarjanje, pošiljanje, sledenje in zaščita teh datotek, ki pogosto vsebujejo občutljive ali zaupne informacije, predstavlja velik izziv za HR strokovnjake.
Zato je upravljanje dokumentov nujno za ekipe vseh velikosti.
Poglejmo si, kako upravljanje dokumentov poenostavi HR procese in pomaga ekipam organizirati kaos.
Kaj je upravljanje HR dokumentov?
Upravljanje HR dokumentov je proces organiziranja in shranjevanja dokumentov, povezanih z ljudskimi viri in zaposlenimi, da so dostopni pravim osebam, ko jih potrebujejo.
Dostop je omejen na potrebne člane ekipe, da se ohrani varnost in skladnost.
Zakaj je upravljanje HR dokumentov pomembno?
Ne glede na velikost organizacije ali HR oddelka, bi moral vsak član ekipe vedeti, kje lahko dostopa do potrebnih dokumentov.
Upravljanje HR dokumentov zagotavlja, da vsi shranjujejo, sledijo in pošiljajo dokumente iz iste centralizirane točke.
„V kadrovanju upravljamo in shranjujemo ogromno različnih dokumentov, od politik, pregledov, pogodb, ponudb in referenc,“ pravi Leanne Talbot, vodja operacij na področju HR pri PandaDoc. „Zato moramo poskrbeti, da imamo vzpostavljen proces in orodja za skladnost in učinkovitost.”
Leanne deli ključne razloge, zakaj je upravljanje dokumentov bistveno za HR ekipe:
- Ohranjanje pravne skladnosti. Med zaposlitvijo in tudi za obdobje po zaposlitvi (časovni okvir je odvisen od lokacije) moramo shraniti vse dokumente, ki bodo predloženi med revizijami.
- Učinkovitost. S pravilnim upravljanjem HR dokumentov lahko hitro najdemo informacije, ko jih potrebujemo za poizvedbe ali revizije. Imamo tisoče dokumentov, to je res pomembno.
- Izkušnje zaposlenih. Dostopati moramo do informacij hitro in učinkovito, da bi lahko odgovorili na vprašanja zaposlenih.
Ker so datotečni predali in dokumenti v fizični obliki postali zastareli, rešitve za upravljanje dokumentov ponujajo prilagodljive rešitve za varčevanje s papirjem, časom in duševnim zdravjem zaposlenih.
Kaj je sistem za upravljanje HR dokumentov?
Sistem za upravljanje HR dokumentov je programska platforma, kjer lahko HR ekipe shranjujejo in organizirajo datoteke, ki jih potrebujejo za zaposlene, vključno z dokumentacijo pri vstopu, življenjepisi, politikami podjetja, pogodbami in še več.
Prednosti sistema za upravljanje HR dokumentov
Implementacija uporabniku prijazne HR programske opreme z zmogljivostmi shranjevanja dokumentov prinaša več prednosti, ki pomagajo vaši ekipi preoblikovati kaos v organizirane operacije.
Izboljšanje varnosti in skladnosti
Ohranjajte varnost podatkov podjetja in zaposlenih. Sistemi za upravljanje dokumentov ponujajo varnostne funkcije, kot so dostopne pravice, ki omogočajo dodeljevanje različnih ravni dostopa članom ekipe glede na njihove vloge.
Te pravice vam omogočajo, da zaposlenim ponudite samopostrežne funkcionalnosti za dostop do potrebnih datotek. Poleg tega vam sledi revizij omogočajo spremljanje dostopa do dokumentov in ugotavljanje, kdo jih je spremenil ali delil.
Platforme za upravljanje HR dokumentov uporabljajo šifriranje podatkov in oblačne protokole shranjevanja ter varnosti za zaščito občutljivih informacij.
Orodja za skladnost zagotavljajo, da vaši dokumenti izpolnjujejo predpise na podlagi GDPR, HIPAA ali drugih lokalnih delovnih zakonodaj.
Povečanje učinkovitosti in organizacije
Nihče noče zapravljati časa s iskanjem dokumentov. Sistemi za upravljanje HR dokumentov vam omogočajo enostavno shranjevanje in pridobivanje HR datotek ter evidenc zaposlenih.
Ne glede na to, ali je zaposleni v pisarni ali na daljavo, nov ali izkušeni, vedno ve, kje najti, kar potrebuje.
„Zbiranje številnih dokumentov je lahko zelo zamudno, in prav tako imeti toliko ljudi, ki so z njimi povezani. Od zaposlitve do datuma začetka, dokumenti bodo zbrani s strani različnih ljudi in prešli skozi več odobritev,“ pravi Leanne. „Iskanje dokumentov lahko postane prava naloga, in moramo preveriti več platform, da jih najdemo, če vsi nimajo enakega dostopa, kar pomeni, da se moramo zanašati na eno osebo.“
Povečanje produktivnosti
Iskanje dokumentov je eno, vendar kaj pa znova in znova ustvarjanje istih dokumentov?
Programska oprema za upravljanje HR dokumentov, kot je PandaDoc, ponuja predpripravljene predloge, ki vam pomagajo prihraniti čas pri ustvarjanju profesionalnih dokumentov.
Stranke PandaDoc so povečale čas ustvarjanja dokumentov za 50 % in povečale število dokončanih dokumentov za 87 % na mesec.
Zmanjšanje ročnih nalog s pomočjo avtomatizacije
S toliko datotekami, ki prihajajo in odhajajo, je lahko ročno sledenje dokumentom prava nočna mora. Sistemi za upravljanje HR dokumentov vam pomagajo nastaviti avtomatizirane delovne tokove, da zmanjšate čas, porabljen za ročne in dolgotrajne naloge.
Ustvarite lahko procese odobritve, da zagotovite pravočasno pregledovanje dokumentov, omogočite obvestila in opomnike za ko je treba poslati elemente ali zagotovite, da člani ekipe ne zamudijo rokov za podpisovanje ali dokončanje dokumentov ali nalog.
S pomočjo avtomatizacij delovnih tokov lahko nastavite avtomatizirane opomnike po e-pošti, delovne tokove odobritve in integracije za upravljanje življenjskega cikla dokumentov na enem mestu.
To zagotavlja, da nič ne uide izpod nadzora zaposlenim ali članom ekipe.
Izboljšanje uvajanja zaposlenih
Kakovosten sistem za upravljanje dokumentov lahko izboljša izkušnjo uvajanja za HR ekipe in nove zaposlene.
HR ekipe lahko shranijo vse relevantne dokumente na enem mestu in ustvarijo avtomatizacije za pošiljanje zahtevanih obrazcev novim zaposlenim.
Novi zaposleni lahko dostopajo do vseh datotek, ki jih potrebujejo, vključno z priročniki za zaposlene, izobraževalnimi materiali in informacijami o prijavah za ugodnosti, iz varnega centralnega mesta.
Sistemi za upravljanje dokumentov z e-podpisovanjem omogočajo novim zaposlenim, da varno podpišejo obrazce, ne da bi preklapljali med aplikacijami.
PandaDoc Rooms lahko poenostavi postopek uvajanja zaposlenih.
Poenostavite upravljanje HR dokumentov
Upravljanje datotek ne bi smelo biti glavobol. Upravljanje HR dokumentov olajša življenje vsem.
Ko je vse organizirano in dostopno iz enega varnega mesta, nihče ne izgubi časa s iskanjem datotek ali sledenjem papirjem.
HR ekipe se lahko osredotočijo na strateške pobude in razvoj zaposlenih namesto na dolgotrajne administrativne naloge.
Odkrijte, kako vam lahko naša programska oprema za upravljanje HR dokumentov pomaga optimizirati HR naloge, avtomatizirati procese, pošiljati in slediti evidencam zaposlenih, izboljšati izkušnjo zaposlenih in še več.
Obrnite se na nas za načrtovanje vaše personalizirane predstavitve.
IT SVETOVANJE, KI POMAGA PRI ODLOČITVAH PRI IZBIRI SISTEMA ALI NOVE TEHNOLOGIJE
Preobremenjeni s tehnologijo vaših vsakodnevnih operacij?
