Veliko podjetij je uspešnih z 100% remote ekipo, tudi Kreativna agencija. Kljub temu še vedno to ni običajna struktura podjetja in na žalost še vedno premalo informacij o tem, kako najboljše urediti delo na daljavo, da boste lahko vi in ​​vaša ekipa uspešni kot 100% remote podjetje. Zato želimo deliti z vami tisto, kar smo se doslej naučili, saj zna kak nasvet v tem obdobju prav priti.

Tehnološki napredek nam omogoča enostavnejše spreminjanje delovnih navad. Težko je pomisliti, da bi lahko kadar koli prej v zgodovini združili ekipo ljudi, ki so razpršeni po vsem svetu in pričakovali, da bodo zgradili skupaj nekaj neverjetnega. Iz naših izkušenj smo ugotovili, da obstajajo tri pomembne sestavine za uspešno delo na daljavo: ekipa, orodja in postopek.

Oddaljeno delo

Kakšne ljudi poiskati za remote ekipo?

Daleč najpomembnejša sestavina je ekipa. V remote okolju ne more vsakdo dobro delovati. Ne more tudi vsakdo upravljati remote ekipe. Zato je pomembno sestaviti ekipo, ki jo je mogoče enostavno voditi v virtualnem okolju. Tukaj je tisto, kar za nas naredi najboljše sodelavce na daljavo:

Najemite ljudi, ki radi delajo

Tisti ljudje, ki imajo izoblikovane delovne navadi in so samodisciplinirani bodo opravili stvari, tudi če delajo iz osamljenega otoka. Ni vam treba delegirati nalog in vsakodnevno usmerjati, da se bo nekaj naredilo. Še vedno boste morali zagotoviti smernice in napotke glede najpomembnejših stvari, ki jih je treba izvesti, toda če tega ne bo, bo dober sodelavec sam storil nekaj, da najde nadaljno delo.

Najemite ljudi, ki jim lahko zaupate

Oddaljeno delo preneha delovati, ko osebi ne morete zaupati na drugem koncu zaslona. Če vas nenehno skrbi, kaj nekdo počne, nepotrebno trošite energijo in se zaman osredotočate na nekaj drugega kot npr. na izdelek ali stranke. Zaupanje je ključno. Po drugi strani pa morate pokazati zaupanje tudi do ljudi, ki jih najamete. Kot vodja se morate naučiti voditi po pričakovanjih, zato se prepričajte, da lahko izkažete zaupanje tistim, ki jih najamete.

Najemite ljudi, ki znajo biti brez socialne podpore

Druženje je pomembno v vsaki ekipi, resnica pa je, da so oddaljena delovna mesta običajno manj družabna kot fizične pisarne. Ljudje v oddaljenih ekipah morajo biti pomirjeni s tem da nebodo mogli imeti socialne podpore kot bi jo imeli v fizični pisarni. Najboljši oddaljeni delavci bodo uspevali v tovrstnem okolju.

Programska oprema za vodenje remote ekipe

V fizični pisarni lahko vedno zberete ekipo za vse-obsegajoči sestanek, ter jih enostavno usmerite na svojo pot. V oddaljeni ekipi pa boste potrebovali ustrezna orodja, s katerimi boste zagotovili, da bodo vsi ostali na isti strani informacij. Tukaj je nekaj orodij, ki jih uporabljamo in nam olajšujejo delo. Čeprav uporaba istih orodij ni tako zelo pomembna, verjetno pa boste potrebovali orodje v določenih kategorijah, kot sta skupinski klepet in videokonference, da bo oddaljeno delo uspešno. Ta orodja se bodo skozi leta verjetno precej spremenila, zato bodite pripravljeni agilno odreagirati na spremembe in novosti.

  1. Slack
    Slack je trenutno najbolj razširjena aplikacija za komunikacijo na trgu. Slack je brezplačno in plačljivo orodje, ki omogoča ustvarjanje različnih kanalov, opomnikov in integracij z ostalimi orodji za avtomatizacijo in obveščanje.
  2. Notion
    Notion je nam osebno najljubša aplikacija za oddaljeno delo in vodenje remote ekipe. Notion omogoča organizacijo stvari, kot so naloge, priložnosti, zapiski podjetij, vnos različne dokumentacija (dizajn sistem in programska dokumentacija). Notion je za vodenje ekipe potrebno plačati nekaj evrov na mesec.
  3. GitHub
    Github je aplikacija za verzioniranje kode v programerskih projektih. Orodje omogoča beleženje sprememb v kodi in se lahko uporablja za bolj napredne procese kot so neprekinjene izdaje produktov CI (angl. Continous Integration).
  4. Zoom
    Zoom je aplikacija za konferenčne klice. Trenutno je prva izbira mnogim podjetjem, saj omogoča brezprekinitveno izvajanje konferenc z večjim številom udeležencev. V primeru, da potrebujete konferenčne klice dolge več kot 40 min, bo potrebno nadgraditi v plačljivo verzijo.

Kako zgleda proces pri vodenju remote ekipe

Tretja sestavina dobro organizirane remote ekipe je sam proces. Vem, da večina ljudi ne mara razmišljati o procesu in se lahko počuti hitro zdolgočasene in toge. Če pa si postopek omislite kot “kako delamo”, se začnemo gledati na to malo drugače. Dobri procesi vam omogočajo, da opravite delo v odsotnosti vseh drugih. Omogoča strukturo in smer za dosego ciljev in nasploh posameznih stvari. To pa ne pomeni, da bi morali biti procesi togi, nespremenljivi ali nesmiselni. Proces v majhnem podjetju je bolj namenjen zagotavljanju povratnih informacij, tako da lahko merite napredek tako za podjetje kot za ljudi v podjetju.

Tedenski ekipni sestanki

Vsako sredo zjutraj ali popoldne se zberemo za pogovore o trenutnem stanju, demonstracij novih stvari oziroma pridobitev ali planiranju. Vemo, da je videti vsakogar na tedenski osnovi veliko težje, če imaš ekipo z več kot 100 ljudmi po možnosti v večih oddelkih. Ti tedenski sestanki so zgolj namenjeni temu, da se pogovorimo o relevatnih stvareh in lahko rečete preprosto »zdravo!« ljudem, ki jih ne vidite.

Mesečni individualni sestanki

V marsikateri službi, ni dovolj povratnih informacij med izvajalcem nalog in njihoim nadzornikom. Zaradi tega pride do različnih nejasnosti in nepravilnosti izvedbe posameznih nalog in posledično nedoseganju ciljev. Tako smo pri Kreativni agenciji z vsakim članom ekipe, ustanovili ponavljajoči se mesečni dogodek, kjer z vsakim sodelavcem skočima na Zoom in poklepetava o tem, kako poteka delo.

Kultura odgovornosti

Ljudje se pogosto sprašujejo, “kako veste, ali zaposleni dejansko delajo?” Za ta namen smo rezervirali petke. Vsak petek vsaka oseba v ekipi objavi posodobitev na Notion o tem, kaj so delali tisti teden in kaj imajo v planu za naslednji teden. To omogoča enostavno ohranjanje vseh v krogu informacij pri projektih, prav tako pa so vseh ostalih v ekipi.

Avtomatizirajte vse, kar je mogoče avtomatizirati

Jedro Kreativne agencije je avtomatizacija. Obstaja nekaj razlogov, zakaj stvari avtomatiziramo. Prvič, omogoča nam, da je velikost skupine majhna, saj ne potrebujemo ljudi, da bi opravljali ponavljajoče se in dolgočasne naloge. Drugič, to sodelavcem omogoča, da se lahko ves čas osredotočijo na delo z visoko produktivnostjo, namesto da bi se ukvarjali z dolgočasnimi nalogami, ki poberejo svoj del časa. Naša filozofija je: Če boste nekaj naredili dva ali večkrat, to delo avtomatizirajte, da boste lahko namesto tega raje opravili bolj smiselno delo.